Les dépenses liées aux frais des salariés sont de plus en plus importantes à mesures que l’entreprise grandit et que les employés se multiplient. Si les notes de frais sont indissociables de la gestion d’une entreprise, elles peuvent être diminuées. En effet, les notes de frais détiennent des coûts cachés mais sont également la source majeure des fraudes en entreprise. Nous vous proposons ici 3 solutions pour diminuer notes de frais d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un justificatif d’une dépense effectuée par un salarié lors d’un déplacement professionnel. Elle donne systématiquement droit à un remboursement de la part de l’entreprise. Souvent, les dépenses réalisées par l’employé sont inscrites dans un formulaire où est précisé la date, le lieu, le motif et le coût total de la dépense.  Il est nécessaire et obligatoire de toujours justifier le frais grâce à une facture, un ticket de caisse ou un reçu.

Les différents types de frais

Les frais peuvent être de plusieurs types:

  • Frais de déplacement: Comme le billet d’avion ou de train, les frais de carburants et de péages ou même la location de véhicule. Pour être considérés comme des frais de déplacement, le salarié doit effectuer un trajet à plus de 50km de son domicile. De plus, le trajet ne doit pas pourvoir être effectuer en moins d’1h30 en transports en commun.
  • Frais d’hébergement: Par exemple une chambre d’hôtel, la location temporaire d’appartement etc. De la même manière que pour les frais de déplacement, l’hébergement doit être situé à plus de 50km du domicile du salarié.
  • Les frais de repas: Tous les repas sont remboursé par l’employeur. Il faudra donc que l’employé garde tous ses justificatifs et fasse une note de frais pour chacun d’eux.
  • Les frais de télétravail: Le télétravail est de plus en plus courant. De plus, la loi veut que les entreprises prennent en charge une partie des dépenses des employés lorsqu’ils effectuent du télé-travail. Cela peut-être une partie du loyer ou un pourcentage de la facture téléphonique ou internet.

Les notes de frais représentent un fort pourcentage des dépenses effectuées par une entreprise. De plus, il est très facile pour les employés de frauder sur les dépenses liés aux déplacements. En effet, une étude à révélé qu’en moyenne 12% des notes de frais délivrés aux entreprises étaient frauduleuses.
Voici les 3 meilleures solutions pour diminuer les dépenses liés aux notes de frais des salariés.

réduire les frais

1.   Choisissez la dématérialisation de la gestion des dépenses

En dématérialisant la gestion de vos dépenses, vous pourrez garder le contrôle tout en donnant plus d’autonomie à vos salariés. En effet, la gestion des notes de frais peut s’effectuer avec des applications comme Mooncard. Avec ce type de système vous pourrez gérer vos dépenses en contrôlant les budgets alloués à chaque employé pour ses déplacements mais également proposer des moyens de paiement innovant comme les cartes virtuelles.

Ainsi, avec ce type de logiciel vous pourrez garder la main mise sur la finance de votre entreprise en donnant à vos salariés des cartes liées à des comptes au budget limité. De cette manière,  vous serez gagnant et vous éviterez les éventuels fraudes mais vos employés auront également de nombreux avantages comme plus d’autonomie par exemple.

2.   Instaurez une politique de gestion des dépenses

Pour pouvoir réduire vos dépenses et avoir une gestion des dépenses qui fonctionne, il vous faudra définir des règles. Vous devrez par la suite en informer le personnel et les mettre en pratique rapidement. Les règles concernant la gestion des budgets peuvent être diverses. Par exemple, pour chaque voyage d’affaire, le manager doit attribuer un budget spécifique à chaque employé et leur desservir leurs moyens de paiement au revenu limité.
Il vous faudra bien entendu informer tous le personnel des nouvelles mesures et élaborer des guides pour les gérants des budgets comme pour les salariés devant effectuer des déplacements professionnels.
N’oubliez pas de toujours demander les justificatifs qui sont obligatoire quoi qu’il en coûte. En effet, en cas de contrôle fiscal, vous pourriez être passible d’un redressement fiscal en cas de pratique de la sorte.

3.   Jamais sans une carte bancaire plafonnée

Les cartes bancaires physiques et virtuelles au montant plafonné peuvent être d’une grande aide pour lutter contre les fraudes. En effet, lorsque le salarié utilise sa propre carte bancaire, celui-ci peut présenter un reçu alors qu’il a été invité à dîner. Avec une carte bancaire donnée par l’entreprise, l’employé ne pourra pas présenter comme note de frais un repas qu’il n’a pas lui même payé. Ainsi, avec une carte bancaire plafonnée, vous garderez la main mise sur les budgets alloués aux employés et les fraudes seront plus difficiles à mettre en place.

 

Pour conclure, réduire les notes de frais peut se faire en dématérialisant la gestion des dépenses d’une entreprise. Également, en instaurant une politique de gestion des dépenses spécifiques. Néanmoins, la meilleure méthode pour réduire les notes de frais est encore de les supprimer. Pour cela, il est possible d’allouer à chaque employé  une carte bancaire plafonnée. Vous pourrez ainsi garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise!